Til stede
Inger, Kirsti, Anne Lise, Svein Ole, Kristine, Stine, Tomas og Raymond
Problemer med tilbygg til Eidtun
Inger informerte litt om mailkorrespondansen vi har hatt, og vi ble enige om å gå igjennom
punkt for punkt med Tomas - så godt som det lot seg gjøre med de språkkunnskaper vi har.
Sammenfattningsvis kan sies at det er blitt store misforståelser mellom Eidtun, som bestilt
tilbygget, og de som er satt til å utføre jobben. Disse tingene var kontraktøren klar på at de skulle
ta tak i og rette opp. Styret ble enige om at vi må prøve å få en fagmann til å komme og se på dette
sammen med oss, rett og slett for å betrygge oss ifht at dette faktisk blir utført ihht Norsk Standard.
Det blir vanskelig for oss "vanlige" folk å synse, og skulle stille spørsmålstegn ved det som
kontraktøren sier er riktig eller godt nok.
Etter at kontraktøren og Svein Ole hadde forlatt møtet satte vi opp
en sjekkliste for hva vi må sjekke framover:
1. Byggesaken - hva er gjort - hva må gjøres
2. Fagperson - få in fagperson for veiledning
3. Utleie - kontakte leietakere
Styremøte Eidtun 23.04.2012
Tilstede
Henrik, Inger, Kirsti, Kristine og Odd Erik (ref). Møtestart 19:30 (med deilige hjemmebakte muffins fra Kristine).
Konstituering
Styremøtet konstituerte: Nestleder: Henrik Norrie, utleieansvarlig: Inger Håkonsen, sekretær: Kristine Jenssen,
styremedlem: Kirsti Kristiansen. I tillegg ble det bestemt at oppgavefordelingen slik den er i dag fortsetter, og at
Kristine og Kirsti tar forefallende arbeidsoppgaver i tillegg til Odd Erik. Vasking av mopper, kluter, hånduker osv
tar nå først Odd Erik, deretter Kirsti så overtar Kristine til høsten.
Regnskap 2011
Revidert regnskap for 2011 ble lagt frem for styremøtet og godkjent. Viktig at vi er påpasselig med pengebruken nå
utover det vi har bestemt å bruke penger til. Saldo pr. dato er ca. 55 000,-
Prosjekt nytt tak og utbygging
Vi er i dialog med håndtverkere ang nytt tak og utbygging. Det skal lages tegninger slik at søknaden til kommunen
kan leveres. Søknad må ha 1.prioritet nå. I tillegg foreslår håndtverkerne at dette gjøres i 2 operasjoner, og at taket
kan gjøres ganske umiddelbart. Vi venter på pristilbud før vi setter igang.
Pub
Sjenkebevilling OK, flyers er delt ut, vaktliste er OK, påmeldinger kommer til Odd Erik og FB, innkjøp gjøres
fredag av Odd Erik eller Anne Lise, rigging gjøres av Kristine og vasking gjøres av Kirsti. Retur tas av Anne Lise.
Eventuelt
Viktig at vi følger opp reglene ift. skjenkebevilgningen når vi arrangerer pub. Det er ikke lov å nyte
alkohol mens man er på vakt. Det er ikke tillatt for gjester å være på kjøkkenet eller bak disken.
Innkjøp av fat og glass gjøres av Kirsti.
Innkjøp av PA anlegg gjøres av Henrik.
Nye "skilt" med viktige beskjeder og instrukser gjøres av Kristine.
Odd Erik følger opp om det er kommet innbetaling fra den ene som ikke betalte leien sin i 2011.
Årsmøtet Eidtun 28.2.2012
Sak 1 - Godkjenning av inkalling og sakliste
Ingen innsigelser.
Sak 2 - Valg av ordstyrer og referent
Ordstyrer Odd Erik Kjelkvik, referent Kirsti Kristiansen.
Sak 3 - Gjennomgang av årsberretning
Arrangementer: 3 pubkvelder, 1 dansekveld, 3 søndagskafeer, "saftstasjon" under Ersfjorddagen og Julemesse.
Aktiviteter: 2 varetellinger, stand på Ersfjorddagen, sendt flere søknader og mottatt kr 10 000,- fra Utviklingslaget
og kr 300 000,- sammen med Blåmann og Ersfjordbotn Festivitetsorkester fra Lerøy Aurora AS, flere loddsalg og
pågående basarlotteri med trekning 17.5. Møter: 7 styremøter, flere gruppemøter og prosjektmøter og årsfest.
Utleie: Huset ble utleid 45 ganger i 2011, hvorav 8 til styremedlemmer el andre uten inntekt. I tillegg kommer
egne arrangementer. Huset er mye brukt i 2011 Oppussing: Lite oppussing, noe utstyr er skaffet.
Handlingsplan 2012: Handlingsplanen ble gjennomgått og vedtatt. Årsmøtet ønsker årsfest som i 2011,
ikke julebord. I tillegg ble det lagt til at innkjøp av nødvendig kjøkkenutstyr kan gjøres fortløpende.
Sak 4 - Regnskap
Regnskapet ble presentert og gjennomgått, men viser et ukorrekt bilde ettersom støtten fra Lerøy Aurora står på
vår konto. Et reelt driftsunderskudd på kr: 676,30 ser ut for å være et korrekt bilde. Regnskapet gjennomgås på nytt,
og blir lagt frem på første styremøte. Årsmøtet vedtar at godkjenningen utsettes og delegerer styremøtet å godkjenne
regnskapet for 2011.
Sak 5 - Innkomne forslag
Det er kommet inn 3 forslag til årsmøtet.
1. Vedtektsendring ift. antall personer i styret. Forslag om vedtektsendring for å ikke låse seg i antall styremedlemmer
i Eidtun Bygdehusforening. Dette trenger ikke årsmøtet ta stilling til, da vedtektene er utformet slik at der er mulig for
inntil 6 styremedlemmer. Ikke vedtatt.
2. Endring i antall fri leie for styremedlemmer. Forslaget er å endre til flere ukedager enn helgedager, siden verdien er
høyere på helg. Vedtak: Styremedlemmer kan leie 1 helg og 5 ukedager gratis.
3. Innkjøp av enkelt PA anlegg. Forslag om å kjøpe et PA anlegg til Eidtun. Vedtak: Vi kan gjøre innkjøp av et
enkelt anlegg med en kostnadsramme på intill kr 10 000,-.
Sak 6 - Valg
Valgkomiteen ved Tormod Klaudiussen legger frem sitt forslag for årsmøtet.
Stiller ikke til gjenvalg: Harrieth Benonisen, Svein Ole Eidesen, Britt Jenssen, Elisabeth Eriksen.
Nytt styre:
Odd Erik Kjelkvik - Styrets leder, valgt for 1 år
Kirsti Kristiansen - valgt for 1 år
Henrik Norrie - valgt for 2 år
Inger Håkonsen - valgt for 1 år
Kristine Jenssen - valgt for 2 år
Vara:
Stine Håkonsen - valgt for 2 år
Anne Lise Kjelkvik - valgt for 1 år
Revisor:
Inger Karin Andreasen - valgt for 1 år
Valgkomitte:
Tormod Klaudiussen - leder, valgt for 1 år
Bjørnar Jensen - valgt for 1 år
Regnskapsfører: Britt Jensen, overtar etter Svein Ole Eidesen når det passer.
Styreleder har kasserer ansvar så lenge regnskapsfører er utenfor styret.
Styret konstituerer seg selv på første styremøte.
Styremøte Eidtun 24.01.2012
Årsmøte
Årsmøtet settes til Mandag 27.02.12. Til årsmøtet trenger vi 2 nye styremedlemmer og 2
nye varamedlemmer. Harrieth, Svein-Ole, Britt og Anne-Lise har meldt at de ønsker
å slutte. I tillegg vurderer Kirsti det samme, men hun står ikke på valg. Håper virkelig
Kirsti kan være med ett år til, siden vi har mange som slutter i år. Det er i vedtektene satt at
det er 3 ukers innkallingsfrist til årsmøtet. Det må lages sakliste og sendes ut invitasjoner.
Ansvar Odd Erik.
Årsfest
Vi ønsker å arrangere årsfest fredag 10.februar. Alle som har vært involvert i Eidtun siste år,
i tillegg til de som sluttet i styret forrige år inviteres. Vi plukker opp tråden fra forrige styremøte,
og håper Kirsti fortsatt kan stå for mat osv. Ansvar Kirsti.
Loddsalg
Loddsalget fortsetter, og vi satser på trekning 17.mai. Loddboka får gå på rundgang, og blir
den utsolgt fortsetter vi med ny. Nå har Britt boka, sender den videre på årsmøtet. Ansvar alle.
Salgsartikler
Her jobbes det videre med med de samme produktene. Ansvar: Henrik, Inger og Anne-Lise.
TTE og Utbygging
De utbedringene vi har fått bevilget penger fra Lerøy til må gjennomføres i skoleferien.
Vi må også avklare med Blåmann hva behovet deres er. Planer og tegninger må på plass
i løpet av vinteren. Til årsmøtet skal vi forberede en presentasjon av det vi har tenkt skal
gjennomføres, og settes som tema på invitasjonen. Ansvar Svein-Ole og Odd Erik.
Arrangementer
Arrangementer i 2012 settes til et minimum. Vi har satt opp følgende arrangementer:
10.2 Årsfest
29.2 Årsmøte
17.3 Pub
28.4 Pub
09.6 Ersfjorddagen
01.9 Pub
6.10 Pub
3.11 Julemesse
Ansvar til de forskjellige arrangementene fordeles etter årsmøtet.
Eventuelt
Vi må verve nye medlemmer til styret, og i tillegg verve deltakere på vaktlistene. Alle må delta i dette,
siden vi trenger mye hjelp. Folk i styret ønsker ikke å bli belastet med mye arrangementer. Så her
trenger vi hjelp :-) Ansvar alle.
Vi søker utviklingslaget om støtte til brøytingen - 9000, Ansvar Odd Erik.
Vi ser på hvordan vaktene til pub kveldene kan arrangeres, og setter opp hva som tilhører av oppgaver
til de forskjellige vaktene. Dette er viktig siden vi skal prøve å få mange til å hjelpe oss, slik at det ikke
er tvil om hva som må gjøres. Det må være minst ett styremedlem tidlig og seint på pubene.
Ansvar Henrik og Odd Erik.
Styemøte Eidtun 22.11.2011
Vaktlister
Det er ønskelig med en tydeligere oppgavefordeling i forhold
til hva hver vakt skal gjøre til fremtidige arrangementer.
Julebord
Julebord endres til årsfest, og vi ser på hva som kan serveres og
kostnader på dette. Årsfesten ønskes gjennomført i januar 2012.
Loddsalget
Vi starter opp med ny frisk i januar - og har loddsalget gående til våren.
Vurdere da eventuelt nytt loddsalg til høsten som går til vinteren.
TTE og Utbygging Prosjektene
Vi trenger en avklaring på kostnadene og omfanget av takarbeidet - slik at
dette kan ses i sammenheng med den utbyggingen vi har fått midler til av Lerøy.
Arrangementer
Vi fortsetter å gjennomføre en del arrangementer i regi av Eidtun. Vi må bli flinkere til å
rekruttere hjelpere, slik at det ikke bare er styret som må jobbe på ulike arrangementer. Flere
forslag til rekruttering ble diskutert uten at det ble konkludert, men en form for verving
må alle sammen ta ansvar for å få til.
Eventuelt
Det er mange typer oppgaver som er knyttet til Eidtun Bygdehus. Vi har alle sammen frivillig
sagt oss villige til å være i styret til bygdehuset. Hver og en av oss må ha noen tanker om hva som
er den ideelle oppgaven vi skal bidra med. Hva er det som er den naturlige oppgaven for deg -
hva ønsker du å bidra med til Eidtun? Svar på dette med det aller første - slik at vi kan sette sammen
oppgavene i forhold til hva som er ønsket til den enkelte. Vi må likevel regne med å av og
til få en oppgave som ikke er ønsket - men som bare må bli gjort. Som styremedlem har vi jo
ansvaret for alt med dette huset vårt.
Styremøte Eidtun 25.10.2011
Oppsummering Pub kveld
God omsetning og god stemning. Godt besøk.
Passe på at innkjøpet blir justert.
Julemessa
Førdeling av arbeidsoppgaver.
Vi gjør et forsøk på å endre kafeen til midt på salen og
grønnstua til utstillere og gjør en evaluering etter arrangementet.
Dansekveld
Førdeling av arbeidsoppgaver.
Søndagskafe
Samme åpningstider 17-19, ellers samme opplegg som tidligere.
Eventuelt
Diskutere arbeidsfordelingen i styret - samt rekruttering av nye personer
som kan tenke seg å hjelpe til. Dette må vi ta opp og ha som tema utover.
Ønsker en redgjørelse for prosjektet med midlene fra Lerøy -
dette må komme senere, når vi har mer konkret å referere til.
Møtet avsluttet kl. 23.
Styremøte Eidtun 31.8.2011
Varetelling Prix i Tromsdalen, søndag 4/9.
Pga. sein beskjed fra Prix klarer vi bare å stille 5 personer denne gang,
Hilde,Morten, Svein-Ole, Runar Kjelkvik og Odd Erik. Henrik fakturerer.
Nye priser
Etter litt diskusjon rundt dette med prisøking og medlemskap, ble det besluttet at prisene økes fra
01.01.12 til 2000,- for en helg, mens ukedagsprisen står uendret. I tillegg ble vi enige om å selge
støttemedlemskap til 200,-. Det lages medlemskap for de som betaler, og det vil ikke være anledning
til rimeligere husleie uansett.
TTE
Vi må fortsette de planlagte aktivitetene, og selge loddene som skulle trekkes på julemessa.
Trekninga ble utsatt til søndagskafeen 1. søndag i advent. I tillegg fortsetter vi med loddsalg
etter julemessa, som skal gå til inntekt til nytt tak. Vi sonderer etter muliugheter for å søke
økonomisk støtte, og Odd Erik søker hos SNN med søknadsfrist 15/9.
Aktiviteter i høst
Vi satte datoer for de aktivitetene vi skal ha i høst:
Søndagskafe 18/9
Pub-kveld 15/10
Julemesse 05/11
Dansekveld 25/11
Søndagskafe 27/11
Bi, Frid og Odd Børge kontaktes, siden de hadde sagt at de kan være villige til å hjelpe til ved arrangementer.
Eventuelt
Regelmessig utleie på ukedagene til "kjente" settes til 200,- pr gang, men kan
reduseres ytterligere hvis mot tjenester kan gis, som varetelling, loddsalg osv.
Vi må bli mere aktiv på markedsføring.
Forslag til aktiviteter er annonser, oppslag, innlegg. Svein Ole undersøker om det finnes gratis
bistand til å utforme et markedsføringsutrykk med logo osv. I tillegg ser vi på om det kan lages
effekter for salg som krus, fat, caps osv. Anne Lise og Henrik ser på "Ersfjord T-skjorter" som vi må
lage snarest for salg - muligens også gjennom Bryggejentene, men også på egne arrangementer.
Eidtun skulle hatt et lydanlegg.
Når vi søker midler, kan dette nevnes, siden det er forholdsvis kostbart og er til nytte for alle brukere av huset.
Vi må etterstrebe å få et PA anlegg, slik at det også går å synge i mikrofon. Frem til vi får dette i stand, ser Svein Ole
på muligheten om å kjøpe en billig mikrofon som kan brukes på det anlegget vi har i dag. Svein Ole undersøker også
om de høytalerne som står i gymsalen på skolen, egentlig burde være på Eidtun.
Evaluering av Ersfjorddagen
Lite ut av vår deltakelse. Enten trenger vi ikke delta, eller så må vi satse mer. Vi bestemte oss for å allerede nå gi uttrykk
for at vi ønsker å være en naturlig del av arrangementet, og ønsker flere aktiviteter som knytter Eidtun direkte til mange av
de aktivitetene som vil foregå under dette arrangementet.
Styremøte Eidtun 07.06.2011
Gjennomgang av referater. Vi snakket generelt om at vi må bli bedre til å følge opp de tingene
vi allerede har snakket om og fått i referatet. Ting vi venter spesielt på er nye nøkler og org nr.
Status TTE
Etter Ersfjorddagen 11. juni, ønsker vi en status på hvor mye penger som foreløpig
er kommet inn, og ta en "fot i bakken" på hvilken fremdrift vi har på TTE
Ersfjorddagen 11/6/2011
Eidtun Bygdehusforening har fått inntektene fra Zumba, loddsalg og salgsboder ifm dette
arrangementet. De inntektene er til støtte for TTE. I forbindelse med dette skal vi arrangere
salgsbodene med å gi praktisk info ut til alle deltakere på salgsboder, i tillegg til å få 10% av
omsetningen, max 500,- Noen som har salgsboderer en del av arrangementet, og skal ikke
kreves for penger. Dette gjelder: Henrik Norrie - Dagmaria - Gullhår - Laurent Falconnier -
Bjørnar G Hansen og oss selv! Vi skal ha salgsbod med salg av lynlodd og støttebrev. Fra
salgsboden kan det også selges lodd fra det pågående lotteriet. Samtidig skal Eidtun være
åpent med salg av saft, kaffe og kjeks til 5 kroner! Harrieth holder huset åpent fra 1100 - 1300.
Det ble bestemt at det ikke arrangeres St.Hans feiring på Eidtun i år. I tillegg ble det besluttet at
det ikke skulle lages noen store arrangementer før etter skolestart til høsten.
Søknad
Det ble informert om den søknaden vi i felleskap med IL Blåmann og Ersfjordbotn Festivitetsorkester
har sendt til Utviklingslaget for videresending til Tromsø Kommune på midler fra Lerøy Aurora.
Vi krysser fingrene :-)
Styremøte Eidtun 6.4.2011
Prosjekt : TTE (tak til Eidtun)
Vi trenger skisser og prisoverslag, tak og tilbygg. Svein Ole sjekker.
Inntektsmuligheter :
Loddsalg, arrangementer, "Borgerbrev", bidrag, støtte fra lokale
bedrifter/foreninger, offentlig tilskudd, bidrag fra egen drift.
Svein Ole informerer om prosjektet på 17 mai.
Forslag om å involvere Utviklingslaget mer i Eidtun.
Ersfjorddagen 11.6:
Stand for å presentere huset.
Kanskje et arrangement på Eidtun.
Vil gjerne være med på arr.møte.
Arrangementer :
27 mai - Dansekveld.
29 mai - Søndagskafè.
11 juni - Ersfjorddagen.
Ta kontakt med frivillige for å hjelpe til.
Ordne flyveblad og bukk på Eidet.
Facebookgrupper på begge.
St Hans arrangement ?
Middagssalg ?
Så ble det fordelt arbeidsoppgaver i styret.
Vedtektene legges inn på nettside.
Styremøtet Eidtun 9.3.2011
Diskusjoner rundt arbeidsfordeling på Pub-kvelder.
Frivillige skal kontaktes i forkant av neste arrangement.
Planering av innkjøp, sjekk av prisliste.
Odd-Erik søker skjenkebevilling.
Diskusjon rundt muligheten å få hjelp fra Blåmann med dugnadsarbeid mot at de leier huset gratis.
Må finne ny PC til Eidtun.
Justering av utleiepris.
Ev. selge medlemskap mot at man da får leie Eidtun billigere. F. eks. 2500,-
ikke medlem og 2000,- for medlem. Medlemskap 200,-. Arbeidsgruppe nedsatt.
Henrik legger ut mer info om Eidtun på nettside.
Store oppussingsprosjekter på gang, tak og vindfang.
Sjekke opp hvor vi får billig arbeidskraft. Svein Ole sjekker kostnader for takbytte. Kirsti sjekker med
OBS bygg om de har midler man kan søke på. Forskjellige tiltak for å samle inn penger, bl.a. loddsalg,
bruktmarked, konserter, forestilling for barn, legge ut konto nr. for de som vil støtte, søke
Utviklingslaget om støtte.
Årsmøte Eidtun 3.3 2011
Godkjenning av innkalling og saksliste.
Valg av referent – Kirsti M. Kristiansen.
Styrets årsberetning :
- 2 varetellinger
- 3 pub-kvelder
- julemesse
- ordinært utleie av huset
- oppussing av huset
-maling, oppgradering toaletter, nye komfyrer,
gardiner og lyddemping.
Regnskap
- underskudd 2010 på kr. 26.400,-
- økonomien under kontroll men det har
vært store utgifter 2010, se under årsberetning.
Innkomne saker :
det er ikke kommet inn noen saker
Fra styret :
det er satt opp vedtekter for Eidtun
Eidtun Bygdehusforening blir da registrert i Brønnøysundregistrene.
Valg :
Leder , 1 styremedlemmer og 2 vara er på valg
Nytt Styre :
Leder : Odd Erik Kjelkvik
Styremedl. Elisabeth Eriksen
Styremedl. Kirsti-M. Kristiansen
Styremedl. Britt Jenssen
Styremedl. Svein Ole Eidesen
Styremedl. Harrieth Benonisen
Styremedl. Henrik Norrie
Vara Anne-Lise Kjelkvik
Vara Inger Håkonsen
Valgkomité Tormod Klaudiussen